Gut informiert – Noteninformationen per eMail schicken mit KURT
Für eine gute Transparenz- und Kommunikationsbasis ist es hilfreich, wenn Eltern und Schüler/innen über wichtige Prüfungsergebnisse informiert sind. Oft dienen in der Sekundarstufe 1 elterliche Unterschriften von Klassenarbeiten, die der Lehrkraft gezeigt werden sollen, als Auskunftsgarantie. Doch diesen Unterschriften muss oft lange hintergelaufen werden und fälschungssicher sind sie auch nicht immer.
Elternauskünfte per eMail
Eine praktische Alternative zur lästigen Unterschriftensammlung ist die Kommunikation über eMail. Diese kann die Unterschrift entweder ergänzen oder ersetzen. Auf diese Weise erfahren Eltern direkt, was wann wie geschrieben wurde. Doch das Verschicken von einzelnen eMails kann mühsam sein – Name, eMail und Note müssen für jede eMail ausgetauscht werden.
Serienbrieffunktion über Word und Excel?
Eine Möglichkeit, den Versand solcher eMails zu vereinfachen, ist die Serienbrieffunktion in Word, die sich auf Exceltabellen stützt. Die im Screenshot rotmarkierten Felder werden auf Basis der Exceldaten ausgetauscht.
Über „Fertig stellen und zusammenführen“ können Sie schließlich die eMails an jeweils die Personen versenden, deren eMail-Adresse in den entsprechenden Excelzeilen hinterlegt sind. Tipp: Dazu muss Outlook als Standard-eMail-Programm eingerichtet sein.
Das Einrichten eines solchen Serienbriefs ist aber relativ lästig: Sie müssen den Text in einem separaten Worddokument schreiben, eine Excelliste mit den entsprechenden Namen, Noten und eMail-Adressen vorbereiten und dann Word und Excel miteinander verknüpfen.
Die neue eMail-Funktion in KURT
Seit KURT 4.4 gibt es in KURT nun „von Haus aus“ eine Funktion, die diesen Prozess deutlich vereinfacht. Sie können eMail-Vorlagen erstellen und in diesen Platzhalter festlegen, die je nach Prüfung und Prüfling entsprechend ausgetauscht werden:
Platzhalter können Vor- und Nachname, Note, Lerngruppe, Datum, Notenschnitt oder Abschlusskommentar sein. Sie können sogar die Aufgabenergebnisse in die Prüfung integrieren, sofern es sich um eine Prüfung mit ‚komplexen Aufgabenmodus‘ handelt.
eMail-Adressen einpflegen – per Copy and Paste
Wie werden die eMail-Adressen in KURT hinterlegt? Das geht sehr schnell per Copy&Paste. Einfach im Bereich ‚Schüler/innen‘ den Reiter ‚mit eMail‘ öffnen und dann in die entsprechenden Zellen die eMail-Adressen entweder direkt eintragen oder aus einem anderen Programm einfügen. Der folgende Clip zeigt, wie es geht:
Schneller Massenversand aus Ihrem eMail-Programm heraus
Auf dem Mac können Sie mit einem Klick alle eMails an die Eltern oder Schüler/innen an Ihr Mail-Programm (z.B. Apple Mail oder Outlook) übertragen. Es werden zunächst viele Entwurfsfenster mit vorbereiteten eMails geöffnet. Diese können Sie dann mit einem Klick auf ‚Senden‘ oder – noch besser – per Tastenkürzel schnell versenden. Das folgende Video zeigt Ihnen, wie das geht:
Das iPad ist leider so limitiert, dass kein Massenversand möglich ist. Hier können Sie nur einzelne eMails nacheinander verschicken. KURT unterstützt Sie aber in diesem Prozess, sodass Sie sich ganz einfach mit dem großen Button von Prüfling zu Prüfling vorarbeiten können.
Auch Rückmeldebögen lassen sich versenden
Die PDF-Rückmeldebögen, die KURT erzeugt, lassen sich ebenso versenden. Dies ist leider nicht vollautomatisch möglich, aber Sie können relativ schnell die Rückmeldebögen einzeln erzeugen lassen und dann in die jeweilige eMail ziehen.
Mit Klick auf den Button wird eine passende PDF zum Prüfling mit erzeugt, die Sie öffnen, kopieren oder in Ihre eMail ziehen können. Auf diese Weise können Sie z.B. erkrankten Schülern ganz einfach den Rückmeldebogen zukommen lassen.
Probieren Sie die Funktion einfach gerne mal aus. Mit der aktuellen Version (KURT 4.5) ist – neben einigen neuen Funktionen – dieses neue Feature nutzbar.